Établir de nouveaux partenariats et collaborations

Le Bureau international de l’Université d’Ottawa assure la liaison avec la communauté universitaire et les partenaires existants ou potentiels dans le but d’établir et de développer des collaborations internationales. Notre équipe de professionnels chevronnés peut vous aider à choisir les formes de collaboration et les partenaires qui répondront le mieux aux objectifs de l’Université et de votre unité scolaire. Nous offrons également des conseils sur l’établissement, la gestion et le renouvellement des ententes internationales.

Avez-vous besoin d’établir une entente?

Certaines activités internationales n’exigent pas une entente officielle. C’est généralement le cas, par exemple, des collaborations en recherche, à moins que l’Université d’Ottawa ne se soit engagée financièrement ou à fournir des ressources. D’habitude, les chercheurs peuvent travailler ensemble sans avoir une entente officielle.

Par contre, si la collaboration a des implications financières ou qu’elle touche des normes d’enseignement ou des activités créditées, elle doit faire l’objet d’une entente officielle, comme dans les cas suivants :

  • Programmes de mobilité étudiante, y compris les échanges
  • Programmes de financement mixte pour les étudiants parrainés par un gouvernement ou un organisme tiers
  • Ententes d’arrimage et de transfert de crédits
  • Programmes conjoints ou menant à l’obtention de deux diplômes
  • Programmes de perfectionnement professionnel de l’Université d’Ottawa non crédités ou ne menant pas à un grade
  • Programmes exigeant un engagement financier, y compris les programmes de mobilité des professeurs
  • Engagements touchant des organismes de financement
  • Engagements à participer à des consortiums dans le cadre de projets internationaux

Nota : Le Bureau international gère les ententes internationales qui vont au-delà des collaborations de recherche ou qui exigent un protocole d’entente. Il y a deux services qui gèrent des collaborations internationales de recherche : les collaborations entre chercheurs (excluant les étudiants) sont gérées par le Bureau de la recherche internationale. Des collaborations pour la mobilité étudiante à des fins de recherche sont gérées par le Centre d’expérience en recherche.

En cas de doute sur la nécessité d’une entente officielle pour votre projet, écrivez-nous.

Processus du développement d’une collaboration internationale

Le développement d’une collaboration internationale ne consiste pas seulement d’une signature d’entente. Veuillez cliquer sur les onglets ci-dessous afin de voir les étapes impliquées dans le cycle d’un partenariat.


InformationLe processus d’entente peut prendre de quelques semaines à plusieurs mois. Si vous avez des dates butoirs à respecter, veuillez communiquez avec nous longtemps d’avance pour nous donner le temps d’évaluer votre demande et permettre à toutes les parties de préparer la documentation requise. Étant donné le volume de demandes que nous recevons, nous ne pouvons pas accepter les demandes urgentes pour des raisons y compris, mais ne se limitant pas à, des visites entrantes ou sortantes, la participation à une conférence, ou des demandes de dernière minute.

 

Étape 1: Exploration

  1. Discussion : Toute collaboration potentielle débute par une discussion entre l’initiateur du projet à l’Université d’Ottawa et le partenaire potentiel. Le Bureau international peut participer à ces discussions ou vous conseiller sur les meilleures formes de collaboration. Vous devez aussi consulter les autorités de votre unité scolaire ou de votre faculté, et obtenir leur aval.
  2. Proposition : Après avoir tenu les discussions initiales et avoir obtenu l’aval de votre unité scolaire ou faculté, vous devez remplir et soumettre le formulaire de Proposition de partenariat.
  3. Évaluation : Le Bureau international vous demandera des clarifications au besoin et soumettra votre proposition au Comité d’évaluation, qui se réunit une fois par mois. Le comité est présidé par le Dirigeant principal de l’internationalisation et comprend des membres du Bureau international et des facultés, selon le cas. Ces évaluations sont basées sur plusieurs critères, dont :
  • La relation et les collaborations existantes avec l’établissement visé
  • Les collaborations existantes avec la région ou le pays visé
  • L’établissement partenaire choisi (réputation d’ensemble et dans le domaine visé, classement, emplacement, services offerts, etc.)
  • La portée de la collaboration et les parties prenantes
  • La pertinence et la nécessité de l’entente par rapport aux objectifs
  • La conformité de l’entente aux stratégies d’internationalisation de la faculté et de l’Université  
  • La faisabilité des activités proposées
  • La disponibilité des ressources pour établir et gérer la collaboration

Une fois votre proposition évaluée, nous vous informerons de la décision du comité.

Nota :
InformationLe volume de demandes peut causer des délais dans l’évaluation de votre demande. Selon la portée de votre projet, il se peut aussi que nous devions consulter différentes unités scolaires, facultés ou personnes.

Étape 2: Élaboration

 

  1. Le choix du type d’entente : Si la proposition est approuvée, nous vous aiderons avec la sélection du type d’entente. Il existe plusieurs types d’ententes, la plupart durant de trois à cinq ans dans leur phase initiale. La liste ci-dessous démontre les types d’ententes les plus communs :  
    • Programmes collaboratifs (3 + 1+ 2 ou 3 + 2) : Programmes permettant aux étudiants ayant terminé une certaine partie de leur diplôme dans leur établissement d’attache (partenaire de l’Université d’Ottawa) de s’inscrire à uOttawa pour compléter les exigences du diplôme (une ou plusieurs années), avant de s’inscrire à un second grade (par exemple, une maîtrise d’un ou deux ans). L’université partenaire décerne le premier grade et l’Université d’Ottawa, le second.
    • Consortium : Groupe de partenaires (ex. universités, autres établissements d’enseignement postsecondaire et unités administratives) participant à un projet commun.
    • Double diplôme : Grade auquel les étudiants doivent répondre aux exigences des établissements d’attache et d’accueil, et permettant de recevoir deux grades, c’est-à-dire un de chaque établissement.
    • Erasmus+ : Un programme de l’Union européenne qui offre du financement pour la mobilité des individus. Erasmus+ permet à l’uOttawa d’échanger des étudiants et du personnel avec nos partenaires Erasmus+ en Europe. 
    • Lettre d’intention : Déclaration d’intérêt écrite, mais non juridiquement contraignante, qu’on signe pour confirmer son intention de former un partenariat, de fournir des livrables ou d’agir sur un projet.
    • Ententes de mobilité étudiante (ententes d’échanges internationaux) : Ententes permettant aux étudiants de l’Université d’Ottawa d’étudier dans une université partenaire pendant un ou deux trimestres, et aux étudiants de l’université partenaire d’étudier à l’Université d’Ottawa pendant un ou deux trimestres. Il peut s’agir soit d’une entente indépendante, soit d’une annexe à un protocole d’entente entre deux établissements partenaires.  
    • Protocole d’entente : Entente générale entre deux parties établissant un éventail de domaines de collaboration possibles. Le protocole peut s’appliquer à l’ensemble de l’Université, ou à une faculté ou une unité scolaire en particulier. S’il s’applique à l’ensemble de l’Université, il n’est pas nécessaire d’en créer un autre pour une faculté. Le protocole d’entente n’est généralement pas un document juridiquement contraignant, mais il s’accompagne souvent d’une annexe qui l’est. Cette annexe consigne un certain nombre d’engagements (relatifs, par exemple, à la mobilité étudiante ou professorale) et précise les détails opérationnels et les responsabilités de chaque partie.
    • Convention de recherche : Accord principal ou annexe au protocole d’entente stipulant les détails de la collaboration en recherche entre établissements partenaires. Pour en savoir plus, communiquez avec le Bureau de la recherche internationale.
    • Entente de parrainage : Entente entre l’Université d’Ottawa et un organisme de parrainage (gouvernement ou organisme tiers) qui précise les modalités d’une bourse. Pour en savoir plus, communiquez avec le Programme des étudiants parrainés.
  2. Établissement des rôles et responsabilités : Des responsabilités administratives, académiques et stratégiques dépendront de la portée de l’entente ainsi que les parties impliquées. Le Bureau international peut vous conseiller sur comment développer un plan d’implémentation et comment définir les responsabilités de chaque partie selon le projet d’entente. 
  3. Rédaction de l’entente : Si la proposition d’entente est approuvée, nous travaillons avec la faculté ou l’unité scolaire à la rédaction de l’entente. Dans la mesure du possible, nous utilisons des gabarits standardisés d’uOttawa. Il est possible d’utiliser le gabarit d’entente d’un partenaire potentiel dans certains cas si le Bureau international le juge approprié.
  4. Négociation et établissement de la version définitive de l’entente : Le Bureau international et la faculté ou l’unité scolaire responsable négocient l’entente avec le partenaire potentiel. Il y a généralement plusieurs rondes de discussion qui peuvent durer plusieurs semaines ou mois.
  5. Traduction (au besoin) : Nos modèles d’ententes sont disponibles en anglais et en français. Toutefois, de nouvelles ententes doivent parfois être traduites. Pour les langues autres que le français et l’anglais, l’établissement partenaire doit fournir la traduction. Les ententes dont il existe une version en anglais ou en français et une version dans une autre langue doivent indiquer que la version anglaise ou française fait foi.
  6. Approbations additionnelles pour la codiplomation (au besoin) : Dans le cas d’un programme collaboratif ou de codiplomation, la faculté ou l’unité scolaire responsable doit approuver l’entente, y compris la séquence de cours, le calcul des crédits et la mise en œuvre.
  7. Gouvernance et signature : La majorité des ententes doivent être signées par l’administration centrale de l’Université d’Ottawa selon la procédure établie par le Cabinet du recteur. Nous pouvons vous aider sur ce plan. Les signatures à obtenir – recteur, provost et vice-recteur aux affaires académiques, secrétaire général ou doyen – varient selon la nature de l’entente. Selon la disponibilité des signataires, cette étape peut également être longue. Les signataires ne sont pas nécessairement les mêmes pour les deux parties. Il se peut que l’autre établissement ait plus — ou moins — de signataires, ou des signataires différents. Les signataires de l’Université d’Ottawa inclus dans une entente fournie par le Bureau international ne peuvent être modifiés sans l’autorisation des autorités dirigeantes de l’Université d’Ottawa.
  8. Archivage : Le Bureau international initiera le processus d’archivage des exemplaires originaux et numérisés. Remettez-nous votre entente et nous en conserverons une copie numérique.

Étape 3: Mise en œuvre

 

  • Responsabilités : Afin d’assurer que la collaboration soit mise en œuvre avec succès, chaque partie doit adhérer aux responsabilités comme convenues dans le plan d’implémentation (voir Étape 2, point 2). Il se peut que plusieurs parties soient responsables de mettre l’entente en œuvre. Les responsabilités administratives, scolaires et stratégiques dépendent de la portée de l’entente et des parties prenantes. Nous vous recommandons de préparer un plan de mise en œuvre en même temps que vous élaborez votre entente.  
  • Promotion : Les parties qui mettent la collaboration en œuvre doivent diffuser l’information et promouvoir le projet auprès des publics cibles.
  • Opérations : Dans le cas des programmes collaboratifs ou de codiplomation, la faculté ou l’unité scolaire responsable doit surveiller la mise en œuvre opérationnelle de l’entente, ce qui peut demander la modification de programmes d’études, la création de nouvelles cotes de cours, l’inscription des étudiants, etc.

Étape 4: Gestion

 

La collaboration se poursuit après la signature de l’entente et son lancement. Les parties responsables doivent gérer la collaboration pendant la durée de l’entente.

  • Recueil des renseignements : Les responsables de la mise en œuvre de l’entente doivent conserver des données quantitatives et qualitatives sur la collaboration qui peuvent toucher, par exemple, le nombre de mobilités étudiantes et professorales, l’expérience des participants et l’utilisation des ressources.
  • Gestion de la relation et suivis : Il est important de maintenir le contact avec les parties impliquées, de donner et de recueillir de la rétroaction, et de déterminer les changements à apporter. Le plan de mise en œuvre devrait indiquer qui est responsable de gérer la relation.

Étape 5: Évaluation

 

Il est important d’évaluer la collaboration à court, moyen et long terme. Nous pouvons vous aider à le faire.

  • Court terme : Quels ont été les résultats immédiats de la collaboration? Pensez aux aspects quantitatifs et qualitatifs.
  • Moyen terme : Les étudiants, les professeurs, la faculté ou l’Université dans son ensemble ont-ils surtout bénéficié de la collaboration ou en ont-ils souffert?
  • Long terme : Quels résultats a-t-on obtenus (ou s’attend-on à obtenir) pour la faculté, l’Université ou la communauté?

Toute décision touchant le renouvellement d’une entente ou la création d’une autre entente similaire doit tenir compte des résultats de cette évaluation.

Étape 6 (au besoin): Renouvellement

 

Le processus de renouvellement est similaire au processus de création d’une entente ; suivez les instructions à l’étape 1 (y compris remplir le formulaire Proposition de partenariat). Pour en savoir plus, communiquez avec nous.

 
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