Délégations

Visites de délégations

L’Université d’Ottawa coordonne les visites officielles de délégations d'institutions internationales universitaires et ce en lien avec la stratégie et les objectifs internationaux de l’Université d’Ottawa et avec la participation de hauts dignitaires (ex: recteur, vice-recteurs, doyens, ambassadeurs).  Si vous êtes intéressé par une réunion dont la portée est plus restreinte (par exemple, une réunion avec une unité scolaire particulière afin de discuter d'une collaboration de recherche), veuillez visiter notre site Web pour communiquer directement avec l'unité appropriée.


Veuillez noter :
InformationL’Université d’Ottawa reçoit de nombreuses demandes de visites de délégation. Il n’est malheureusement pas possible de répondre à toutes les demandes.

Demande de visite à l’Université d’Ottawa

Si vous souhaitez visiter l'Université d'Ottawa et planifier des rencontres avec différents homologues sur notre campus, veuillez lire les remarques ci-dessous et remplir le formulaire de demande de visite.

  • Remarques :

Afin d’assurer une visite de qualité, nous demandons un préavis de quatre à six semaines pour une demande de visite.

Pendant l'été (de mai à août), de nombreux professeurs et sont absents pour effectuer de la recherche et, par conséquent, il se peut qu'ils ne soient pas disponibles pour vous rencontrer pendant cette période.


Demande de visite à l’Université d’Ottawa


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Accueillir une délégation

Si votre service ou faculté est mandaté pour accueillir une délégation internationale à l'Université d'Ottawa, veuillez vous référer aux sections ci-dessous afin de vous aider à planifier la visite. 


 

Recueillir l’information et évaluation de la demande

Si la visite n'entre pas dans le cadre de votre unité scolaire ou de votre faculté et qu'un soutien au niveau central est nécessaire, veuillez demander au responsable de la délégation de remplir le formulaire de demande de visite internationale. Ceci sera important afin d'identifier clairement les besoins et les activités souhaitées de la délégation et de déterminer la participation appropriée à l'uOttawa.

Recueillir l'information:

  • Il importe de recueillir des renseignements exacts et détaillés dès le début du processus afin de fournir aux décideurs de l’information qui aura une incidence sur la nature et la réussite de la visite.
  • Il incombe de faire remplir le formulaire de demande de visite internationale à toutes les universités qui demandent de nous rendre visite. Ceci nous permettra de bien cerner les besoins et activités auxquelles ils souhaitent prendre part.

Évaluer la demande:

  • La faculté ou le service évalue la demande selon les intérêts de ses parties prenantes et les objectifs stratégiques de l’Université, formule une recommandation sur l’opportunité de rencontrer la délégation et suggère, s’il y a lieu, d’autres éventuels participants de l’Université d’Ottawa. Dans le cas des délégations plus prestigieuses (représentants de gouvernement, recteurs d’université, ambassades), il faut communiquer avec le Cabinet du recteur.

Si vous avez des questions concernant l'évaluation de la demande:

Planification et préparation

Veuillez consulter le lien ci-dessous pour obtenir une liste des étapes à suivre (ainsi que la date à laquelle chaque étape doit être complétée) lorsque votre unité scolaire ou service reçoit une demande de visite d'une délégation. 

Liste de vérification

Hotels:

The University of Ottawa has special rates with hotels near our campus. When you book your stay, you have to mention that you want the University of Ottawa preferential fee:

Préparation d’une lettre d’invitation

Lettre d’invitation :

Pour traiter les demandes de visa des délégations en visite, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) peut exiger que les universités canadiennes produisent une lettre d’invitation.

Consultez le site Web de CIC pour savoir quels renseignements doivent figurer dans la lettre d’invitation.

  • Agir sans tarder : Dès qu’une demande de visite d’une délégation est acceptée, vérifiez si la délégation a besoin d’une lettre d’invitation. Le processus de demande de visa peut être long; plus la lettre est expédiée rapidement, plus la délégation sera susceptible de recevoir ses visas à temps.
  • Gérer les attentes : Dans la lettre, évitez de faire des promesses. Il est préférable d’employer des formulations comme « discuter de nos intérêts mutuels en matière d’internationalisation » plutôt que « discuter d’un éventuel protocole d’entente ». Les questions de cet ordre se discutent en personne; on ne voudrait pas risquer de donner de faux espoirs.
  • Informer les principaux intervenants : Avant l’envoi de la lettre, veillez à ce que tous les services, départements et facultés mentionnés dans la lettre soient avisés de leur participation à la visite. Non seulement c’est une question de professionnalisme, mais, ce faisant, on ne risque pas de mettre les invités dans l’embarras.
Accueil de la délégation

Dans toute la mesure du possible, un représentant de l’Université d’Ottawa d’un rang égal à celui du chef de la délégation devrait être présent à l’une des rencontres, idéalement la première de la journée. Si le représentant de l’Université d’Ottawa est très occupé, une brève présentation et un mot de bienvenue suffisent pour respecter le protocole.

En règle générale, le nombre de participants de l’Université d’Ottawa devrait être à peu près égal à celui des membres de la délégation. Il est difficile d’appliquer cette règle quand la délégation se compose d’une seule personne, auquel cas il faut respecter, dans toute la mesure du possible, un ratio d’au plus 4:1.

Veuillez consulter le lien ci-dessous pour obtenir une liste des étapes à suivre la journée même de la visite:

Liste de vérification (journée de la visite)

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