Étape 3 : Avant le départ

Important : l’assurance voyage/médicale

Avant votre départ, vous devez souscrire une assurance maladie et voyage complète (couvrant l’évacuation et le rapatriement) valable pour la durée entière de votre séjour à l’extérieur du Canada. Cette assurance doit répondre aux exigences de l’établissement d’accueil et à celles de l’Université d’Ottawa.

Les modalités en matière d’assurance-maladie varient d’un pays à l’autre. Il est conseillé de se munir d’une protection complémentaire, car certains soins médicaux reçus à l’étranger ne sont pas remboursés intégralement, et les frais non remboursables sont alors à la charge de l’étudiant. Si vous avez déjà une assurance médicale qui comprend une protection complémentaire, il serait prudent de vérifier auprès de votre compagnie d’assurances l’étendue de la protection offerte.

Obtenir les documents de voyage requis

Passeport

Faites une demande de passeport (à moins d’en avoir déjà un). Attendez-vous à un certain délai de traitement..

Lettre d’acceptation

  • La lettre d’acceptation de l’université d’accueil doit être remise au Bureau international :
    • Si elle vous a été envoyée directement, faites des photocopies et conservez l’original en lieu sûr; la perte de ce document pourrait causer d’importants délais.
    • Immédiatement après avoir fait votre demande de visa ou de permis de séjour, veuillez remettre l’original au Bureau international.
    • Si l’université d’accueil a envoyé la lettre d’acceptation directement au Bureau international, nous vous en informerons, et nous enverrons à votre département, école, section ou faculté une note accompagnée d’une photocopie de la lettre.
  • Il se peut que votre lettre d’acceptation soit accompagnée d’une trousse d’information concernant l’établissement d’accueil. Le cas échéant :
    • Lisez attentivement tout ce qu’elle contient;
    • Respectez les dates limites (acompte pour le logement, choix de cours, etc.).

Visa/permis de séjour

Quelques pays nécessitent un permis d’étude pour la période du séjour. C’est la responsabilité de l’étudiant de vérifier les conditions d’entrée du pays destination. Si jamais vous avez besoin d’un visa, compléter votre demande de visa immédiatement après avoir reçu de l’établissement d’accueil la lettre d’acceptation.

  • Communiquez avec le service diplomatique de votre pays d’accueil (consulat, haut-commissariat ou ambassade).
    • Renseignez-vous sur les conditions d’entrée.
    • Les services diplomatiques vous demanderont de présenter l’original de votre lettre d’acceptation. Les télécopies et les photocopies ne sont généralement pas acceptées.
    • Ils pourraient également vous demander une preuve d’acceptation dans un programme d’échange de la part de l’Université d’Ottawa. Le cas échéant, communiquez avec le Bureau international, et nous vous en préparerons une.

Trouvez une mission diplomatique pour de plus amples renseignements sur le visa étudiant.

  • Il peut s’écouler un mois entier avant que votre visa soit prêt. Rappelez-vous que les membres du personnel des services diplomatiques prennent congé pendant l’été.
  • Soyez prêts à devoir payer votre visa.;
  • N’attendez pas à la dernière minute. Soyez prévoyant!
Atelier préalable au départ

Il est obligatoire pour tous les étudiants sortants en programme d'échange d'été de compléter un atelier pré-départ. Les détails vous seront automatiquement envoyés après que vous aurez fait demande au programme d’été.  

Régler les derniers détails de l’inscription
  • Les étudiants qui participent à un programme d'été doivent s'inscrire directement auprès de leur faculté afin que les crédits obtenus puissent être transférés. Les cotes de cours sont comme suit: 
    • Un programme de trois crédits : TRF1031;
    • Un programme de six crédits (ou deux programmes d’été qui accordent au total six crédits): TRF1031 et TRF1032;
    • Un programme de neuf crédits (ou deux programmes d’été qui accordent au total neuf crédits) : TRF1031, TRF1032 et TRF1033. 
    • Veuillez noter que les étudiants qui participent aux programmes suivants ne s'inscrivent pas à une cote de cours TRF, mais ils doivent plutôt demander une lettre de permission auprès de leur faculté:
      • Ontario/Jiangsu
      • St. Étienne et Grenoble
      • Lac constance
      • Symbiosis University
      • Institut Bourguiba des langues vivantes
  • Veuillez noter que les cotes de cours ci-haut sont liées à la session de printemps de l’Université d’Ottawa, peu importe les dates du programme d’été choisi et donc que les dates limites de cette session s’appliquent. Nous invitons les étudiants à s'inscrire à la cote de cours appropriée et d'acquitter les frais de scolarité aussitôt qu'ils reçoivent leur lettre d'acceptation. Si la lettre est reçue après la date limite pour acquitter les frais de scolarité, les étudiants auront 48 heures pour acquitter les frais après qu'ils se seront inscrits à la cote de cours d’été.

Vous pouvez numériser votre formulaire de modification et l’acheminer à la faculté/l’unité scolaire par courriel. Les télécopies sont également acceptées.

  • Faculty des arts– Télécopieur : 613-562-5973
  • Faculté des sciences sociales – Télécopieur : 613-562-5311
  • Faculté de droit, Section de common law – Télécopieur : 613-562-5124
  • Faculté de droit, Section de droit civil – Télécopieur : 613-562-5121
  • Faculté des sciences – Télécopieur : 613-562-5274
  • Faculté de génie – Télécopieur : 613-562-5187
  • Faculté des sciences de la santé – Télécopieur : 613-562-5149
  • Faculté des études supérieures et postdoctorales – Télécopieur : 613-562-5992
Organiser ses finances

Les personnes qui participent à un échange demeurent inscrites à l’Université d’Ottawa. Elles conservent leur statut d’étudiant à temps plein et payent leurs droits de scolarité à l’Université d’Ottawa, et non à l’université d’accueil.

Vous devrez prévoir un budget de dépenses couvrant, notamment :

  • L’hébergement et les frais de subsistance à l’étranger
  • Les déplacements (le billet d’avion aller-retour et le transport dans le pays d’accueil)
  • L’obtention d’un passeport et d’un visa
  • L’assurance médicale
  • Le matériel scolaire et les livres
  • Les imprévus

Vous devrez assumer tous les frais de subsistance durant l’échange.

Exemple de budget pour une ou deux sessions (PDF)


 

Bourses et aide financière


 

Bourse de mobilité étudiante

L’Université d’Ottawa, par l’intermédiaire du Fonds pour la mobilité étudiante et des facultés, offre des bourses de mobilité à tous les étudiantes et étudiants choisis pour participer à un programme d’échange.

Les étudiants qui font un échange international reçoivent une bourse de 1000 $ pour une session ou de 2000 $ pour deux sessions à l’étranger. Pour les échanges à l’intérieur du Canada*, la bourse est 500 $ pour une session ou de 1000 $ pour deux sessions.

Le montant de la bourse sera déposé directement dans le compte financier uOttawa des étudiants. Pour les échanges d’automne et/ou d’année académique, le dépôt sera fait au début août. Pour les échanges d’hiver, le dépôt sera fait au début décembre. N.B. Tout étudiant qui annule sa participation au programme d’échange devra rembourser la bourse, intégralement ou partiellement, dans un délai de 30 jours suivant l’annulation.

*Très peu d’échanges se font à l’intérieur du Canada.


 

Aide financière

L’aide financière que reçoivent les étudiants admissibles est maintenue pendant toute la période de l’échange. Il leur suffit d’indiquer très clairement, sur leur formulaire de demande d’aide financière, leur intention de participer à un échange.

Le montant d’aide financière est calculé selon le coût de la vie au Canada, et non selon celui du pays d’accueil. Toutefois, le nombre de semaines est ajusté en fonction du calendrier universitaire de l’établissement d’accueil. Pour en savoir davantage sur l’aide financière, communiquez avec le Service de l’aide financière et des boursesIl vous incombe de régler toutes les questions d’aide financière avant votre départ.

  • Vous devez faire votre demande d’aide financière avant le 16 juin (approximativement) pour pouvoir recevoir les fonds avant votre départ;

Service de l’aide financière et des bourses
Pavillon Desmarais 
55 avenue Laurier Est, pièce 3156 
Téléphone : 613-562-5800 poste 4396
Télécopieur : 613-562-5155
Contactez la Service de l'aide financière et des bourses par courriel


 

Programme de bourses de l’Université d’Ottawa

En général, si vous êtes admissible à une bourse d’admission renouvelable de l’Université d’Ottawa, vous pourrez continuer de la recevoir pendant votre échange. Puisque la moyenne pondérée cumulative reste la même durant votre séjour à l’établissement d’accueil, vous devriez pouvoir garder votre bourse à votre retour. Pour vous assurer de votre admissibilité, communiquez avec le Service de l’aide financière et des bourses.


 

Service de l'aide financière et bourses - Bourses internationales

Veuillez visiter le Service de l'aide financière et des bourses pour consulter leur base de données de bourses disponibles pour la mobilité étudiante.


 

Bourse d’ambassade

Nous recommandons aux étudiants de communiquer dès le début de l’automne avec les services diplomatiques situés à Ottawa. Ceux-ci offrent de précieux renseignements, notamment sur les bourses offertes aux Canadiens qui désirent étudier dans leur pays. Les dates limites pour présenter une demande tournent généralement autour de janvier et février. Il est donc important d’aller voir les missions diplomatiques dès la session d’automne.


 

Bourses par pays

Corée: Gouvernement du Canada - Bourses des gouvernements étrangers
Irlande: Ireland-Canada Univeristy Foundation: Dobbin Scholarships (information disponible uniquement en anglais) 
États Unis : International Student Voice Magazine Scholarship (information disponible uniquement en anglais)

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