Étape 3 : Avant le départ

Important : l’assurance médicale

Avant votre départ, vous devez souscrire une assurance maladie et voyage complète (couvrant l’évacuation et le rapatriement) valable pour la durée entière de votre séjour à l’extérieur du Canada. Cette assurance doit répondre aux exigences de l’établissement d’accueil et à celles de l’Université d’Ottawa.

Les modalités en matière d’assurance-maladie varient d’un pays à l’autre. Il est conseillé de se munir d’une protection complémentaire, car certains soins médicaux reçus à l’étranger ne sont pas remboursés intégralement, et les frais non remboursables sont alors à la charge de l’étudiant. Si vous avez déjà une assurance médicale qui comprend une protection complémentaire, il serait prudent de vérifier auprès de votre compagnie d’assurances l’étendue de la protection offerte.

Lettre au régime d’assurance-maladie de votre province :

Vous devriez signaler par écrit au bureau d’assurance-maladie de votre province d’origine votre intention de prendre part à un échange, c’est-à-dire :

  • Envoyer une lettre d’avis de participation à un échange international, accompagnée d’une photocopie de la lettre d’acceptation;
  • Demander une confirmation écrite de la couverture médicale à laquelle vous aurez droit pendant l’échange.
Obtenir les documents de voyage requis

Passeport

Faites une demande de passeport (à moins de déjà en avoir un). Attendez-vous à un certain délai de traitement.

Généralement, votre passeport doit être valide pour six mois après la date prévue de votre retour au Canada!


Lettre d’acceptation

  • La lettre d’acceptation de l’université d’accueil doit être remise au Bureau international :
    • Si elle vous a été envoyée directement, faites des photocopies et conservez l’original en lieu sûr; la perte de ce document pourrait causer d’importants délais.
    • Veuillez présenter la lettre originale au Bureau international. Nous en ferons une copie afin que vous puissiez garder l’original. Nous en acheminerons ensuite une copie à votre faculté. 
    • Si l’université d’accueil envoie la lettre d’acceptation directement au Bureau international, nous vous en informerons afin que vous puissiez venir chercher l’original au BI. Nous enverrons une note accompagnée d’une copie de la lettre à votre faculté.
  • Il se peut que votre lettre d’acceptation soit accompagnée d’une trousse d’information concernant l’établissement d’accueil. Le cas échéant :
    • Lisez attentivement tout ce qu’elle contient;
    • Respectez les dates limites (acompte pour le logement, choix de cours, etc.).

Visa/permis de séjour

IMPORTANT : Faites votre demande de visa immédiatement après avoir reçu de l’établissement d’accueil la lettre d’acceptation.

  • Communiquez avec le service diplomatique de votre pays d’accueil (consulat, haut-commissariat ou ambassade).
    • Renseignez-vous sur les conditions d’entrée (la plupart des pays exigent un visa).
    • Les services diplomatiques vous demanderont de présenter l’original de votre lettre d’acceptation. Les télécopies et les photocopies ne sont généralement pas acceptées.
    • Ils pourraient également vous demander une preuve d’acceptation dans un programme d’échange de la part de l’Université d’Ottawa. Le cas échéant, communiquez avec le Bureau international, et nous vous en préparerons une.

Trouvez une mission diplomatique pour de plus amples renseignements sur le visa étudiant.

  • Il peut s’écouler un mois entier avant que votre visa soit prêt. Rappelez-vous que les membres du personnel des services diplomatiques prennent congé pendant l’été.
  • Soyez prêts à devoir payer votre visa.
  • N’attendez pas à la dernière minute. Soyez prévoyant!
Atelier préalable au départ

Il est obligatoire pour tous les étudiants sortants de participer à l'un des ateliers pré-départs suivants:

Vendredi, 24 mars 2017: 13 h 00 - 16 h 00 (français) - Pavillon Fauteux (FTX), pièce 147B

OU

Samedi, 25 mars 2017: 9 h 00 - 12 h 00 (anglais) - Édifice Desmarais (DMS), pièce 1160

OU

Samedi, 25 mars 2017: 13 h 00 – 16 h 00 (français) -  Édifice Desmarais (DMS), pièce 1160

OU

Lundi, 27 mars 2017: 17 h 30 - 20 h 30 (anglais) - Pavillon Fauteux (FTX), pièce 147A

OU

Mardi, 28 mars 2017: 13 h 00 - 16 h 00 (anglais) - Lees (LEE), pièce C207


Aucune exception ne sera autorisée. Si vous ne participez pas à cet atelier, votre demande de participation au programme d’échange sera automatiquement annulée.

Régler les derniers détails de l’inscription
  • Si ce n’est pas déjà fait, inscrivez-vous à une pleine charge de cours pour l’année universitaire, comme si vous alliez être ici en septembre et en janvier. Habituellement, les étudiants de premier cycle peuvent s’inscrire dès juin, et les étudiants des cycles supérieurs, dès le début d’août.
  • Quand vous recevrez la lettre d’acceptation de l’établissement d’accueil, annulez par écrit votre inscription aux cours de l’Université d’Ottawa.
  • Modifiez votre inscription en remplaçant votre pleine charge de cours par le code approprié de TRANSFERT DE CRÉDITS : TRF 1000 au premier cycle et aux cycles supérieurs. Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez communiquer avec votre conseiller aux études .
  • Vous devrez remplir et signer le formulaire intitulé MODIFICATION / ANNULATION D’INSCRIPTION:

Vous pouvez numériser votre formulaire de modification et l’acheminer à la faculté/l’unité scolaire par courriel. Les télécopies sont également acceptées.

 

Faculté

Conseillère académique

Courriel

Fax

Faculté des arts

Emilie Gruszecki

arts@uOttawa.ca

613-562-5973

Faculté des sciences sociales

Nathalie Parent

fssxcha@uOttawa.ca

613-562-5311

Faculté de droit – section Common Law

Catherine Legault

clawacad@uOttawa.ca

613-562-5124

Faculté de droit – section Droit civil

Line Bissonnette

lbisson@uOttawa.ca

613-562-5121

Faculté des sciences

Mélanie Langevin

Julie Monette

infosci@uOttawa.ca

613-562-5274

Faculté de génie

Mirella Aiello

bacinfo@genie.uOttawa.ca

613-562-5187

Faculté des sciences de la santé

Joanne Chartrand

jchartra@uOttawa.ca

613-562-5149

Faculté des études supérieures

Veuillez contacter votre département.

Veuillez contacter votre département.

Veuillez contacter votre département.

Organiser ses finances

Les personnes qui participent à un échange demeurent inscrites à l’Université d’Ottawa. Elles conservent leur statut d’étudiant à temps plein et payent leurs droits de scolarité à l’Université d’Ottawa, non à l’université d’accueil.

Vous devrez prévoir un budget de dépenses couvrant, notamment :

  • L’hébergement et les frais de subsistance à l’étranger
  • Les déplacements (le billet d’avion aller-retour et le transport dans le pays d’accueil)
  • L’obtention d’un passeport et d’un visa
  • L’assurance médicale
  • Le matériel scolaire et les livres
  • Des frais administratifs facturés par l'établissement d'accueil
  • Les imprévus

Vous devrez assumer tous les frais de subsistance durant l’échange.

Exemple de budget pour un ou deux trimestres (PDF)


Bourses et aide financière


Bourse de mobilité étudiante

L’Université d’Ottawa, par l’intermédiaire du Fonds pour la mobilité étudiante et des facultés, offre des bourses de mobilité à tous les étudiantes et étudiants choisis pour participer à un programme d’échange.

Les étudiants qui font un échange international reçoivent une bourse de 1000 $ pour un trimestre ou de 2000 $ pour deux trimestres à l’étranger. Pour les échanges à l’intérieur du Canada, la bourse est 500 $ pour un trimestre ou de 1000 $ pour deux trimestres.

Dans le cas des étudiants de la Faculté de droit, Section de common law, les montants sont de :

  • 500 $ pour un trimestre
  • 1000 $ pour deux trimestres

Le montant de la bourse sera déposé directement dans le compte financier uOttawa des étudiants. Pour les échanges d’automne et/ou d’année académique, le dépôt sera fait au début août. Pour les échanges d’hiver, le dépôt sera fait au début décembre. N.B. Tout étudiant qui annule sa participation au programme d’échange devra rembourser la bourse, intégralement ou partiellement, dans un délai de 30 jours suivant l’annulation.


Bourse du personnel

 Le personnel du Bureau international a à cœur la mobilité étudiante et souhaite récompenser les étudiants ambassadeurs de l’Université d’Ottawa à l’étranger.  Le personnel offre donc  un nombre limité de bourses d’une valeur de 500$ chacune aux gagnants du concours Défi vidéo des étudiants d’échanges à l’étranger. La date limite pour soumettre une vidéo en personne au Bureau international est le 10 mars 2017.  Les récipiendaires de ces bourses seront annoncés à la fin du mois de mars.

 Tout étudiant qui répond aux critères suivants sera considéré pour la bourse :

  •  Répondre aux critères d’admissibilité généraux du programme d’échange. Les détails sont disponibles sur le site web du Bureau international.
  • Soumettre sa demande d’échange complète..
  • Soumettre au Bureau international une vidéo en français ou en anglais d’une durée de 1 à 3 minutes sur les thèmes suivants :
    1. Pourquoi serais-je le meilleur ambassadeur de l’Université d’Ottawa à l’étranger?
    2. Quelles idées ai-je pour représenter et promouvoir l’Université d’Ottawa à l’étranger ?

 Les candidats sont évalués et sélectionnés en fonction des trois critères qui suivent, pondérés de façon égale :

-         Originalité

-         Qualité de la langue

-         Dynamisme

  • Seuls les étudiants participant à un programme d'échange régulier sont admissibles. Les programmes inadmissibles sont:
    • Programme d’échange Ontario/Jiangsu (OJS)  
    • Programme d’échange Ontario/Rhône-Alpes (ORA) 
    • Programme d’échange Ontario/Baden-Württemberg (OBW) 
    • Programme d'échange Ontario-India (OIN)  
    • Programme de bourses Killam
    • Programmes d'échange d'été

Aide financière

L’aide financière que reçoivent les étudiants admissibles est maintenue pendant toute la période de l’échange. Il leur suffit d’indiquer très clairement, sur leur formulaire de demande d’aide financière, leur intention de participer à un échange.

Le montant d’aide financière est calculé selon le coût de la vie au Canada, et non selon celui du pays d’accueil. Toutefois, le nombre de semaines est ajusté en fonction du calendrier universitaire de l’établissement d’accueil. Pour en savoir davantage sur l’aide financière, communiquez avec le Service de l’aide financière et des boursesIl vous incombe de régler toutes les questions d’aide financière avant votre départ.

  • Vous devez faire votre demande d’aide financière avant le 16 juin (approximativement) pour pouvoir recevoir les fonds avant votre départ;

Service de l’aide financière et des bourses
Pavillon Desmarais 
55 avenue Laurier Est, pièce 3156 
Téléphone : 613-562-5800 poste 4396
Télécopieur : 613-562-5155
Contactez la Service de l'aide financière et des bourses par courriel


Programme de bourses de l’Université d’Ottawa

En général, si vous êtes admissible à une bourse d’admission renouvelable de l’Université d’Ottawa, vous pourrez continuer de la recevoir pendant votre échange. Puisque la moyenne pondérée cumulative reste la même durant votre séjour à l’établissement d’accueil, vous devriez pouvoir garder votre bourse à votre retour. Pour vous assurer de votre admissibilité, communiquez avec le Service de l’aide financière et des bourses.


Service de l'aide financière et bourses - Bourses internationales

Veuillez visiter le Service de l'aide financière et des bourses pour consulter leur base de données de bourses disponibles pour la mobilité étudiante.


Bourse d’ambassade

Nous recommandons aux étudiants de communiquer dès le début de l’automne avec les services diplomatiques situés à Ottawa. Ceux-ci offrent de précieux renseignements, notamment sur les bourses offertes aux Canadiens qui désirent étudier dans leur pays. Les dates limites pour présenter une demande tournent généralement autour de janvier et février. Il est donc important d’aller voir les missions diplomatiques dès le trimestre d’automne.


Bourses par pays

* Information disponible en anglais uniquement

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